+7 (499) 653-60-72 Доб. 417Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 929Санкт-Петербург и область

Надо ли и как регистрировать входящие письма по электронной почте

Надо ли и как регистрировать входящие письма по электронной почте

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация документов в вопросах и ответах

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заносить входящие документы и для чего это нужно? 12041961.ru

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

Полнота отражения информации о документе при регистрации. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами например, способ отправки.

Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству. Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления создания документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов. Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты? Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте? Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01. Как объяснить, что так делать недопустимо? Согласно п. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия наказание для того лица, кто был назначен ответственным.

Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал? Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству. Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года.

Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К кадровый или ЛС по личному составу. Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов по дате есть существенный недостаток — он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, то есть любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации?

Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму например, в формате Excel , а традиционный бумажный журнал не использовать вообще? Форму регистрационного учета в тетради, Excel или СЭД и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно.

При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра поиска.

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем отправленном документе по запросу коллег и клиентов. Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации сразу по всем структурным подразделениям или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов.

А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря. Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями.

Данный учет достигается разными способами: передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа; структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов; учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем уполномоченным сотрудником. Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать? В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках.

Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать каждый отдел или секретарь? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких? Объем документооборота — это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока: входящий — документы, поступившие от сторонних организаций; исходящий — документы, созданные для отправки за пределы организации; внутренний — те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных поступивших на исполнение внутренних документов. Пункт 3. Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания в структурном подразделении или централизованно у секретаря.

Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы? В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству. Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от 23.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне — достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.

В связи с этим делопроизводители зачастую не имеют возможности оперативно регистрировать входящие письма, что приводит к несвоевременному получению и рассмотрению их адресатом, а также исполнению документов работниками компании. Нередки ситуации, когда приложения поступают по электронной почте отдельно от регистрируемого сопроводительного письма, что, в свою очередь, является причиной потери важной информации.

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации. Полнота отражения информации о документе при регистрации.

Про регистрацию документов в электронном виде и факсов

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

Регистрация входящих документов

Форма журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Форма журнала регистрации входящих документов. Журнал регистрации входящих документов пример. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения пример. Исходящие документы Исходящие документы, в том числе отправляемые по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Почта на Айфон, как настроить и пользоваться
На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Создание входящего письма и его регистрация Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Для создания нового документа "Входящее письмо" выполните следующие действия: Выберите папку "Входящие". Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке "Связанные документы". Сохраните изменения. Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию". Система автоматически создаст новое входящее письмо.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Такого понятия как факсовые копии не существует. Есть ручные и автоматические копии. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке на компьютере. Автоматические факсимильные копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи факсимиле.

К записи 206 комментариев Яна 17 02 2016 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался 25. И ответ был на него исчерпывающим.

.

Входящие письма: регистрация в соответствии с факсом и по электронной почте, каждый полученный экземпляр должен иметь.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

.

Вход на сайт

.

Регистрация документов

.

Некоторые секреты входящих документов

.

Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. necsimplast

    Аффтар - аццкий сотона !! Пеши исчо !!

  2. unnagarend

    Ооо да как раз то что нужно.

  3. Васса

    Зачет! и ниипет!

  4. Тамара

    А как Вы смотрите на то, что Висенте Дель Боске будет возглавлять Испанскую сборную

  5. ocbeejupo

    Буду знать, большое спасибо за объяснение.

© 2019 12041961.ru